#台灣數位文化協會 陳文良數位轉型長

Q1. 非營利組織要聘請資訊人員嗎？還是要外包？請問組織內會建議一定要有專職資訊人員嗎？

ANS: 是否聘用資訊人員看組織的規模和資訊需求而定。外包是常見10人以下小型機構常見的作法。員工人數多到每天有即時性的資訊安全需求與系統運作、監控、和內部網路權限與認證等工作時，專職或兼職資訊人員就會有相稱的業務要辦理，這時候聘任資訊人員就有必要性。因為即便資訊業務外包給相關廠商，懂得與電腦廠商、系統服務商溝通也是很重要的。

Q2. 若內部人員對於數位轉型的發展，保持著不配合的態度時，想請教如何在內部推廣？如何解決第一線人員抗拒的問題？

ANS: 數位化或是數據化的工作，遇到內部人員不配合，要看是什麼情況下的不配合？拒絕使用新內部溝通的系統？堅持使用紙本紀錄，拒絕網路化、資料庫化？第一線人員的抗拒通常來自新工具對他們的業務有正向回饋或是有幫助的疑慮。如果抗拒是對學習新方法消極以對，可以用工作考核KPI加以要求。

Q3. 雲端化便利性會提高，但不知道會不會擔心資料外洩的問題？

ANS: 雲端化的權限與密碼的管理，資訊安全的使用習慣是需要建立的，管理好使用習慣，選擇注重資訊安全機制的系統廠商，防止資料外洩的安全性會有基本保障。ChatGPT的回答：如果我是一個NPO的經營者，我會採取以下措施來預防雲端便利性帶來的資料外洩危機：1. 嚴格控制員工對敏感資料的訪問權限，並實施合適的身份驗證機制，例如使用多因素身份驗證等技術來增強帳號的安全性。2. 加強對敏感資料的加密和傳輸安全措施，例如通過使用安全協議和加密技術來保護敏感資料的安全傳輸和存儲。3. 定期進行風險評估和安全測試，以發現潛在的安全漏洞和問題。如有需要，可以聘請專業的安全機構進行全面的安全評估和測試，以確保敏感資料得到適當的保護。4. 建立完善的存取控制和權限管理機制，僅允許授權人員訪問敏感資料。此外，應定期監控和記錄員工的訪問記錄和操作日誌，以便跟踪和審計員工的行為。5. 定期對員工進行安全意識培訓，以提高他們對敏感資料保護的認識和意識，並確保他們遵循公司的安全政策和程序，以減少資料外洩的風險。

Q4. 如何評估適合服務的數位工具？

ANS: 先了解服務流程，再將服務流程所需的資訊化、網路化、資料庫建置、數據管理等工作尋找合適廠商與應用程式。服務工作的流程如果原本就不明確，要先解決這些問題，資訊化和數位化不是萬靈丹，流程不清楚，系統工程師無法提供程式服務給機構。適合服務的數位工具要看想解決的問題或功能是什麼？這部分，主管們對工作業務的洞察與需求的掌握是很重要的。

#揚生慈善基金會 許華倚執行長

Q1. 想了解揚生做了很多影片、Podcast等等，組織內部專職在處理內容產出的人員有幾位？另外拍攝、錄音、後製與美編等技術人員是外包嗎？

ANS: 揚生是個定位小而美的組織，選擇多人多工的工作模式，而非專職處理內容，一方面是因為這樣比較多元有趣與豐富，另一方面，在揚生剛創立時沒有想過需要這麼大量的數位內容製作，所以是逐漸培養內部夥伴轉型，除了原本的技能，再慢慢累積增加新的工作技能，並沒有本來就是做數位內容的專才，至於需要的工作人員數，則須要根據你對於數位內容產出的數量來決定，沒有一個絕對數字。

揚生內部有基本的拍攝、錄音與後製的夥伴，自學而來，可以處理日常較大量的內容製作，偶爾需要較精細的拍攝，則會選擇外包，而現在因應Youtuber產業越來越大，有一些專業外包是可以考慮的，如影片字幕，市場上已經有非常專業的單位可以協助，成本會比非專業人士來的效率高成本低。

至於美編，揚生也一路以來都是有全職美編夥伴，但是自從啟動揚生旺來後，考量我們的族群多是數位移民者，更需要適合他們的視覺呈現，而非密密麻麻的文字，所以有非常大量的美編圖需求，故開始部份美編外包。

Q2. 請問在機構的系統中，是每個系統都不同廠商，還是就會單一廠商？如果多個有經驗整合的困難嗎？

ANS: 不同系統的廠商因為介面不同，通常整合都會不容易，需要花一些人工去做處理資料轉換與彼此的匯入。

Q3. 數位落實上是否遇到城鄉落差或教育程度落差？是否遇到個案的數位落差？

ANS: 揚生主要服務的對象多是數位移民者，在數位的使用上更需要代理人協助，因此所有的設計必須有這方面的考量來減少使用者對數位恐懼與挫折感。

Q4. 想知道系統數位化的費用與成本。

ANS: 這個題目實在範圍太大了，須要了解需求才能回答

Q5. 在選擇廠商時，須考量的條件會有？

ANS: 這決定於甚麼樣專業的廠商，如視覺有關的，要是美感喜歡的，如技術相關的，就要看技術的定價是否可以接受，還有和跨領域合作彼此的摩合很重要，找到一個可以長久合作的廠商，和服務對象與捐款人一樣重要。

Q6. 如何解決第一線人員抗拒的問題？

ANS: 任何人都不喜歡改變，需要點時間與空間，釋放原來的工作量，才有空間去容納學習新的東西與挑戰，創意也才會發生。另外每個人的學習速度也不一樣，對於數位的接受程度也不一樣，整個組織的領導人必須要認同外，還能一起投入，才能啟動組織文化的轉變。

Q7. 想問進行數位轉型時的人力預估，會將員工的工作量考慮進去嗎？會比較傾向徵才還是加薪呢？

ANS: 如上，轉型人力，一種是新聘，另一種是現有工作內容調整，減輕現有工作，才有能量轉型，單靠加薪不見得可以解決問題。

Q8. 想請問揚生各方面的行銷預算怎麼搭配IG、FB、YT、Podcast，執行夥伴跟人有多少，有沒有特別推薦的行銷工具，針對不同的平台。

ANS: 我們主要對象是數位移民者(60+)，所有內容匯集在LINE平台推播，包含YT/Podcast/揚生官網，主要的行銷預算就是LINE的推播費用和所有推播圖文的視覺。由於藉由贈送誘因，如LINE points進來的好友，通常不是殭屍就是封鎖，所以我們主要還是經由參與過揚生實體課程來引入數位服務，定位在小而美的服務。

如果要使用LINE，API導入為必要，目前有幾家和LINE串接的API公司，揚生目前使用漸強，可以了解使用者偏好與行為，做數據分析。

Q9. 想詢問揚生數位轉型所遇到的困難？另外，人力是如何分配，需要不同的專業（攝影、影片製作、美工…等）是原有人力增加工作或增能，還是有配合的合作廠商呢？

ANS:實體腦要轉換成數位腦需要一段時間，數位世界的思維不太一樣，黏著度與忠誠度的連結也比較片斷，尤其我們的對象是60+，他們並沒有像年輕族群有追粉的習慣，而是實用導向，這些數位內容對他們來說也是新奇的，甚至使用上還不太熟悉，所以我們也一直在調整內容，和創造一個讓他們選擇的機會。

至於人力，我們把部份實體服務暫停，人力釋放出來做數位，讓現有人力增能，從攝影、製片、錄音PODCAST、腳本撰寫、美編視覺等，都需要了解，由於我們的服務對象(60+) 視覺比文字更重要，還有UI/UX等數位旅程都需要重新考量，所以在前置花了不少時間訂定策略與方向，雖然內部有基本能力，考量成本以及內容的重要性，我們還是有選擇少部份經典可重複使用的內容，由內部寫腳本/擔任演員，外包拍攝，另外因為需要大量美編視覺如LINE圖文訊息/Youtube封面圖等，也開始了美編外包，如上面Q1所回答的，現在因應Youtuber產業擴大，有些專業外包比內部處理還要效率高與成本低，可以多方比較怎樣對你得組織最有幫助。

Q10. 如何評估適合服務的數位工具？

ANS: 建議首先要先了解你的服務對象族群，數位原民還是數位移民者，需求會很不一樣，數位世界也一直在變，喜好分眾多元，數位世界也是數據說話，現實又明確，可以藉由不斷嘗試新方法，試錯，直到找到你要的，需要保持一顆彈性與堅毅的心。

#甘霖基金會 陳麗娜副執行長

Q1. 請問在機構的系統中，是每個系統都不同廠商，還是單一廠商？如果多個有經驗整合的困難嗎?

ANS:送餐管理系統是由單一廠商設計，目前沒有整合困難的問題。

Q2. 對於送餐如何開發客群？是由誰接觸老人？

ANS:送餐個案以政府補助案為主，約占80%，其次是一般自費長輩及公益邊緣戶，是長照特約單位。不論個案來源為何，皆會由社工接案後進行評估，符合開案標準者提供送餐服務，不符合者協助轉介其他單位。

Q3. 數位落實，是否遇到城鄉落差或教育程度落差？是否遇到個案的數位落差？

ANS:送餐管理系統是工作人員的作業系統，多數資訊是透過點選設定，操作簡單，目前建置工作手冊中，讓新手可以快速理解系統的操作，降低可能的影響因素。

Q4. 請問系統數位化的費用與成本?

ANS:系統的開發費用與軟體智慧財產權的歸屬有關，委託開發或合作開發，單位可以自行評估，但是相關的成本並不僅止於給系統商的費用，還需要將單位人員的投入成本及開發的時間成本納入評估。建議最清楚服務並有一定管理權限的人員擔任單位與廠商的溝通窗口，全程高階主管的支持非常重要，否則最後的產出可能遠遠不如預期，甚至不合使用。

Q5. 在選擇廠商時，須考量的條件會有那些？

ANS:1.過往的系統開發狀況，是否有類似的系統開發經驗2.是否有跟非營利組織合作開發的經驗，經驗如何?開發結果?3.系統商的負責窗口溝通協調能力。

Q6. 如何解決第一線人員抗拒的問題？

ANS:1.了解抗拒的原因2.協助排除原因3.鼓勵使用新工具。過程中一定要同理工作人員，有堅持但是允許彈性，最後完成整隊，目標一致，持續溝通，"一起”工作很重要。

Q7. 請問進行數位轉型時的人力預估，會將員工的工作量考慮進去嗎？會比較傾向徵才還是加薪呢？

ANS:1.送餐管理系統是轉換平台，使團隊資訊一致，提升工作效率，縮短行政工時，轉換過程單位主管參與執行，協助調整一線人員的工作，由一線人員評估階段性任務執行需要的時間，如果有時間壓力，則需要充分溝通使其了解並願意配合縮短時間。2.數位轉型過程人力的規劃是加薪還是徵才，端看工作量及專業需求皆是可行的方式，委外也是一個可以考慮的方法。

Q8. 如何評估適合服務的數位工具？

ANS:1.了解單位數位化的目的、使用的對象、資訊想要處理的程度或是發揮的功能2.多方蒐集資料，釐清單位的需求，建議多與外單位討論(EX:台灣數位文化協會)，能更有效的了解，進行排除或是選擇。